Optimiser Outlook pour gagner du temps
Objectifs pédagogiques
A l’issue de la formation les participants seront capables :
- De gérer les contacts, l’agenda, les tâches.
- D’optimiser la gestion des mails pour faire face au flot quotidien.
- De centraliser ses notes et idées dans OneNote.
- De faciliter le travail collaboratif.
Programme
Adapter Outlook à son activité
Le potentiel d’Outlook / connaissances et besoins des apprenants
Ce que permet Outlook. Retour sur les tests de positionnement des apprenants : débutant, intermédiaire ou expert
Gérer les contacts, les mails, l’agenda et les tâches
- Le menu agenda
Mettre des couleurs pour différencier un événement
Transformer un mail en RDV et prendre des notes sous OneNote.
Consulter les plages de disponibilités des invités.
Planifier des RDV périodiques (en heures ou en journée entière).
Joindre 1 ou plusieurs mail(s) / fichier(s) ou lien hypertexte à un RDV.
Rendre privé un RDV (contenu du RDV non visible des autres utilisateurs).
Mettre des rappels avant le RDV.
- Le menu contact
Créer des groupes de contacts
Créer des catégories de couleur part type de contact.
Différents affichages des contacts et paramétrages des champs (colonnes) d’information
Possibilité de rendre privé ou public une fiche contact.
- Le menu tâche
Créer des listes de tâches à faire.
Planifier une date de début et de fin
Affecter une tâche à une ou plusieurs personnes.
Transformer un mail en tâche pour assurer un suivi de l’action.
- Le menu mail
Lecture rapide :
Lire les mails avec la fenêtre de lecture
Afficher un aperçu de 1 à 3 lignes du mail.
Afficher les mails sous forme de conversation : tous les mails sont regroupés par sujet
Visibilité d’un mail – mise en forme conditionnelle :
Mettre en évidence un mail reçu d’un destinataire précis.
Mettre en évidence un mail où vous êtes en copie (cc) ou bien en destinataire (à) unique
Organiser le travail collaboratif
Partager des agendas, des contacts dans Outlook
Partager des blocs-notes avec OneNote.
Créer et organiser des réunions avec TEAMS.
Déléguer et suivre des tâches dans Outlook
Effectif maximum 4 à 8 personnes pour les INTER et selon les thématiques
Délais d’accès : Les inscriptions doivent être réalisées 12 jours avant le début de la formation
Méthode et moyens pédagogiques
- Démonstrative, active et participative
- Alternance d’apports théoriques et d’exercices pratiques, mises en situations professionnelles, exposés, démonstration, exercices, tests…
- Remise d’un support pédagogique
Moyens techniques
- Utilisation de Padlet
- Ordinateur et accès au logicielSalle et vidéo projecteur
- En présentiel, les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30
- En classe à distance, la formation démarre à partir de 9h. Les sessions durent 3h30. Un lien de connexion est adressé 24 Heures à l’avance. Le formateur se connecte ½ avant le début de la formation pour accompagner l’apprenant.
Modalités d’évaluation et sanction
- Test de positionnement
- Évaluation formative en cours de module
- Évaluation des acquis et de la satisfaction à chaud
- Évaluation à froid
- Attestation de fin de formation
- Certification
Profil formateur
Tous nos formateurs ont au minimum 3 ans d’expérience en tant que formateur et expert dans leur domaine de formation
Points forts des formations LS Développement
- Cette formation est individualisée, axée sur la transposition en situation de travail pour plus d’efficacité et directement opérationnelle.
- Formation en petit groupe permettant une réelle personnalisation des exercices en fonction de l’objectif professionnel.
Tous nos formateurs ont au minimum 3 ans d’expérience en tant que formateur et expert dans leur domaine de formation
Accessibilité aux personnes en situation de handicap
Les personnes atteintes de handicap souhaitant suivre cette formation sont invitées à nous contacter directement, afin d’étudier ensemble les possibilités de suivre la formation.
Inscription en ligne
Vous souhaitez vous inscrire à cette formation, cliquez sur le bouton “Pré inscription” ci-à côté, nous vous remercions de compléter le formulaire qui apparaît.
Une fois ce formulaire validé, vous recevrez un mail avec le programme de formation et la convention de formation à imprimer, signer et à nous renvoyer.
Ce n’est qu’à réception de ce contrat que votre inscription sera validée.
Vous recevrez alors une convocation 15 jours avant le début de la formation.